Codice di condotta

Codice di condotta per i partner commerciali

Bookwire GmbH (di seguito “Bookwire”) si impegna a mantenere elevati standard etici e sociali. Un comportamento conforme alla legge, ecologicamente sostenibile e socialmente responsabile costituisce la base fondamentale di ogni relazione commerciale.La responsabilità delle imprese, in particolare per quanto riguarda la sostenibilità e la protezione del clima, rappresenta un tema di fondamentale importanza per una convivenza positiva nella nostra società. In un’ottica olistica, Bookwire si aspetta che tali standard siano rispettati anche dai propri partner commerciali. Le disposizioni del presente Codice di condotta hanno lo scopo di illustrare i requisiti relativi al comportamento dei partner commerciali di Bookwire. Le basi di questo Codice di condotta sono rappresentate dai principali standard e regolamenti internazionali in materia di diritti umani e tutela dell’ambiente, nonché dalla legge tedesca sulla due diligence nelle catene di approvvigionamento (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz).

Il partner commerciale si impegna a rispettare i principi sopra indicati. Inoltre, si impegna a comunicare il contenuto del presente Codice di condotta, o regole di comportamento almeno equivalenti, ai propri dipendenti, incaricati e subfornitori, e ad adottare tutte le misure necessarie per garantirne l’attuazione.
 

1. Rispetto delle leggi

Le normative vigenti dell’ordinamento giuridico applicabile devono essere rispettate. È severamente vietato indurre terzi a compiere atti illeciti o partecipare a tali attività.
 

2. Diritti umani

Trattamento equo
Il partner commerciale non ricorre, in alcun caso, al lavoro forzato e garantisce che sul luogo di lavoro non si verifichino trattamenti crudeli, disumani o degradanti. Sono espressamente vietati, in particolare, molestie sessuali, punizioni fisiche, coercizione psicologica o fisica e insulti verbali nei confronti dei lavoratori. È altresì vietata qualsiasi forma di minaccia riconducibile ai comportamenti sopra indicati.

Lavoro minorile e tutela dei minori
Il partner commerciale non impiega lavoro minorile e garantisce il rispetto di tutte le disposizioni normative applicabili in materia di tutela dei minori. L’età minima di assunzione non può essere inferiore all’età di conclusione dell’obbligo scolastico. In ogni caso, non è consentito l’impiego di lavoratori di età inferiore a 15 anni (ovvero 14 anni ove consentito dalla normativa nazionale in conformità alla Convenzione ILO n. 138).

Salute e sicurezza sul lavoro
I luoghi di lavoro e le attrezzature utilizzate devono essere conformi alla normativa vigente applicabile in materia di salute e sicurezza. È vietata qualsiasi violazione dei diritti fondamentali dei lavoratori all’interno degli ambienti di lavoro e delle strutture operative. Devono essere rispettate le disposizioni in materia di prevenzione incendi e gestione delle emergenze. I lavoratori, in particolare i minori, non devono essere esposti a condizioni pericolose o tali da compromettere la loro salute e il loro sviluppo. I lavoratori devono essere adeguatamente formati in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Gli ambienti di lavoro devono essere mantenuti in condizioni igienico-sanitarie adeguate. Qualora il partner commerciale fornisca alloggi ai lavoratori, questi devono rispettare i medesimi requisiti.

Retribuzione e orario di lavoro
Il partner commerciale garantisce il rispetto di tutte le normative, disposizioni e standard applicabili in materia di retribuzione e orario di lavoro. La retribuzione per l’attività ordinaria e straordinaria deve essere almeno pari al salario minimo legale o agli standard minimi di settore, se superiori. Devono essere garantiti tutti i trattamenti e benefici previsti dalla normativa vigente. I lavoratori devono ricevere informazioni chiare, complete e documentate sulla composizione della retribuzione. L’orario di lavoro deve rispettare i limiti massimi previsti dalla legge applicabile. Devono essere garantiti adeguati periodi di riposo e pause, nonché il rispetto dei giorni di riposo obbligatori.

Libertà di associazione
Nel rispetto della normativa applicabile, il partner commerciale garantisce il diritto dei lavoratori di associarsi liberamente e di aderire a organizzazioni sindacali. I lavoratori hanno diritto di riunirsi, costituire o aderire a rappresentanze sindacali e di partecipare a negoziazioni collettive in materia di lavoro e retribuzione. L’esercizio di tali diritti non può comportare alcuna forma di ritorsione.

Provvedimenti disciplinari
I provvedimenti disciplinari devono essere adottati nel rispetto della normativa nazionale e dei diritti umani riconosciuti a livello internazionale. Sono vietate misure disciplinari sproporzionate o abusive, quali la trattenuta di salari, benefici sociali o documenti personali, nonché il divieto di abbandonare il luogo di lavoro. Il partner commerciale rispetta il diritto dei lavoratori di interrompere il rapporto di lavoro secondo le modalità previste dalla legge.

Divieto di discriminazione
Devono essere garantite pari opportunità e parità di trattamento, con espresso divieto di qualsiasi forma di discriminazione. Il partner commerciale vieta ogni discriminazione basata su età, sesso, orientamento sessuale, gravidanza, disabilità, nazionalità, origine etnica, colore della pelle, religione, convinzioni personali, opinioni politiche, origine sociale o stato civile. È assicurata la parità di trattamento tra uomini e donne in ogni fase del rapporto lavorativo, inclusi formazione e sviluppo professionale. Sono tutelati la dignità, la riservatezza e i diritti della personalità di ciascun individuo.
 

3. Comportamento etico aziendale

Divieto di corruzione e concussione
In tutte le attività commerciali devono essere applicati i più elevati standard di integrità. Il partner commerciale non tollera alcuna partecipazione, diretta o indiretta, a fenomeni di corruzione o concussione e si attende lo stesso dai propri dipendenti e collaboratori. È severamente vietato offrire, concedere o promettere vantaggi a funzionari pubblici o soggetti del settore privato al fine di influenzare atti ufficiali o ottenere vantaggi indebiti. Sono consentiti esclusivamente omaggi di modico valore comunemente accettati nelle prassi commerciali. Sono altresì consentiti inviti (ad esempio a pranzi o cene di lavoro) purché abbiano una finalità professionale, siano proporzionati e non siano idonei a influenzare indebitamente decisioni commerciali.

Prevenzione dei conflitti di interesse
Le decisioni commerciali devono essere assunte nel miglior interesse dell’azienda e senza condizionamenti derivanti da interessi personali. Devono essere evitati conflitti di interesse che possano influenzare negativamente i rapporti commerciali. Nella scelta dei rapporti commerciali devono essere considerati esclusivamente criteri oggettivi e verificabili, quali prezzo, qualità, gestione della qualità, affidabilità, idoneità del prodotto e la presenza di rapporti commerciali stabili e privi di conflitti. Eventuali conflitti di interesse, effettivi o potenziali, devono essere dichiarati dal partner commerciale.

Concorrenza leale
Il partner commerciale opera nel rispetto della normativa nazionale e internazionale in materia di concorrenza e non partecipa ad accordi sui prezzi, ripartizione di mercati o clienti, intese di mercato o accordi sulle offerte.

Proprietà intellettuale
Il partner commerciale rispetta i diritti di proprietà intellettuale. Il trasferimento di tecnologia e know-how deve avvenire in modo tale da garantire la tutela dei diritti di proprietà intellettuale.

Protezione dei segreti aziendali
I segreti aziendali e commerciali, nonché le informazioni riservate, devono essere protetti da accessi non autorizzati da parte di terzi. Per tutta la durata del rapporto commerciale e anche successivamente deve essere mantenuto il vincolo di riservatezza. Sono considerate riservate le informazioni che non sono pubblicamente note né destinate a esserlo.
 

4. Prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo

Devono essere rispettate le disposizioni legislative applicabili in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro. Il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo non devono essere in alcun modo agevolati o favoriti, né direttamente né indirettamente.
 

5. Commercio estero ed embarghi

Devono essere rispettate le normative vigenti in materia di dazi doganali e commercio estero, nonché gli embarghi applicabili.
 

6. Protezione dei dati

Il partner commerciale si impegna a garantire la protezione dei dati personali. Nella raccolta, conservazione, trattamento, trasmissione e comunicazione di dati personali, il partner commerciale è tenuto a rispettare le normative vigenti in materia di protezione dei dati e sicurezza delle informazioni, nonché le disposizioni delle autorità competenti.
 

7. Ambiente

Tutela ambientale
Il partner commerciale rispetta le leggi e i regolamenti applicabili in materia di tutela dell’ambiente. Le attività del partner commerciale sono conformi alle disposizioni in materia di gestione dei rifiuti, nonché di protezione dalle emissioni e delle acque. Tutte le normative relative alle sostanze pericolose devono essere rispettate dal partner commerciale, in particolare per quanto riguarda lo stoccaggio, la gestione e lo smaltimento delle stesse. I lavoratori devono essere adeguatamente formati sull’utilizzo di materiali e sostanze pericolose

Gestione dei rifiuti
Il partner commerciale garantisce il rispetto delle normative e delle leggi locali applicabili in materia di produzione, stoccaggio, smaltimento e riciclaggio di rifiuti, emissioni e acque reflue. Le attività che possono avere un impatto negativo sulla salute umana o sull’ambiente e sul clima devono essere adeguatamente gestite, monitorate e controllate. La produzione di rifiuti, acque reflue ed emissioni deve essere ridotta al minimo possibile.

Risorse e impatti ambientali
Gli impatti ambientali devono essere evitati o ridotti nella misura in cui ciò sia possibile con mezzi proporzionati. La tutela dell’ambiente e del clima, nonché la promozione della biodiversità, costituiscono un impegno continuo, perseguibile esclusivamente attraverso il miglioramento costante del livello di protezione, la riduzione progressiva del consumo di risorse e la minimizzazione della produzione di rifiuti.
 

8. Informazione e controllo

Il partner commerciale identifica i rischi presenti nelle catene di approvvigionamento e adotta misure adeguate per la loro riduzione e prevenzione.

Segnalazione di violazioni e obbligo di collaborazione
Qualora il partner commerciale venga a conoscenza di elementi o circostanze che facciano presumere una violazione non trascurabile delle presenti regole di condotta, è tenuto a darne immediata comunicazione. Il partner commerciale è inoltre tenuto, su richiesta, a fornire informazioni scritte sulle violazioni e a collaborare alle attività di chiarimento e accertamento delle stesse. La comunicazione deve avvenire nel rispetto dei legittimi interessi del partner commerciale e dei diritti dei dipendenti, in particolare in materia di protezione dei dati personali e di tutela dei segreti aziendali. Tale obbligo si estende anche alle violazioni commesse da eventuali subfornitori del partner commerciale. Il partner commerciale deve implementare un adeguato sistema interno di segnalazione delle violazioni delle presenti norme; i dipendenti che effettuano segnalazioni non possono subire alcuna forma di ritorsione, sanzione disciplinare o trattamento discriminatorio.

Verifica
Il rispetto del presente Codice di Condotta può essere verificato mediante una verifica presso il partner commerciale. A tal fine, Bookwire e il partner commerciale definiranno congiuntamente ambito, tempi e modalità del controllo.

Conseguenze in caso di violazione
In caso di violazione degli obblighi previsti dal presente Codice di Condotta, al partner commerciale può essere concesso un termine congruo per porvi rimedio oppure, ove la natura della violazione non lo consenta, può essere formalmente diffidato. Qualora il termine assegnato decorra senza che la violazione sia stata sanata, oppure in caso di reiterate violazioni, il rapporto contrattuale potrà essere risolto con effetto immediato per giusta causa. Lo stesso vale in caso di violazioni gravi. Resta salvo ogni ulteriore diritto, inclusi eventuali diritti al risarcimento del danno.
 

9. Assenza di tutela dei terzi

Il presente Codice di Condotta disciplina esclusivamente il rapporto tra Bookwire e i propri partner commerciali. I terzi non sono inclusi nell’ambito di tutela del presente Codice di Condotta e non possono far valere alcun diritto derivante dallo stesso.